4.19 Yleiset kysymykset

Tällä sivulla on kerrottu yleisesti asiakaspalvelussa esiintyneitä kysymyksiä ja niiden vastauksia.

Tunnus tai salasana hukassa


1. Miten toimitaan, kun tunnukset tai salasanat ovat hukassa?

Käyttäjä pystyy tilaamaan hukkuneet Procountor tunnukset ohjelman Kirjaudu-painiketta painamalla valitsemalla linkin Ongelmia sisäänkirjautumisessa? Tämän jälkeen ohjelma avaa näkymän jossa käyttäjä pääsee valitsemaan minkä tunnuksen hän haluaa tilata. 

  • Kun Käyttäjätunnus on hukkunut valitaan En tiedä käyttäjätunnustani, jolloin avautuvalle näkymälle syötetään etunimi, sukunimi ja Procountorin Omiin tietoihin ja asetuksiin tallennettu sähköpostiosoite. Lähetä-painikkeella käyttäjä vahvistaa tunnuksen lähettämisen.
  • Jos henkilökohtainen salasana on jostain syystä hukkunut, valitaan En tiedä salasanaani. Käyttäjä vahvistaa sille vaadittuun kenttään käyttäjätunnuksensa, jolloin Procountor lähettää salasanan palautusta varten käyttäjälle linkin Procountorin Omiin tietoihin ja asetuksiin tallennettuun sähköpostiosoitteeseen. Tekstiviestillä käyttäjälle lähetetään puolestaan palautuskoodi, jolla käyttäjä pääsee sähköpostiin saapuneen linkin kautta palauttamaan salasanansa. 
  • Jos kertakäyttösalasana on hukkunut, voi seuraavan kertakäyttösalasanan tilata tekstiviestillä matkapuhelimeen valitsemalla En tiedä kertakäyttösalasanaani. Puhelinnumero tulee olla tallennettuna ohjelman kohdassa Omat tiedot ja asetukset Matkapuhelinnumero-kenttään kansainvälisessä muodossa (+358 50 xxx xxxx), jotta tunnuksen tilaaminen tekstiviestillä onnistuu. Mikäli puhelinumeroa ei ole täydennetty käyttäjän omiin tietoihin, se on vaihtunut tai numero on virheellinen, voi käyttäjä ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme osoitteessa asiakaspalvelu@procountor.com tai puhelimise numerossa 020 7879 840 niin autamme mielellämme.
  • Ensimmäisellä kirjautumiskerralla käyttäjä ei tarvitse kertakäyttösalasanojenlistaa, vaan se luodaan hänelle sisäänkirjautumisen yhteydessä. Käyttäjä saa Tervetuloa-viestin, jonka kuitattuaan näytölle aukeaa kertakäyttösalasanojenlista. Salasanalistan voi kopio / liitä eli copy / paste -toiminnolla siirtää esimerkiksi muistioon tai Wordiin, josta sen voi tulostaa tai tallentaa levylle.
  • Salasana tai -lista häviää

Ongelmia Procountor Avaimen kanssa

2. Miten toimitaan jos käyttäjällä on ongelmia Procountor Avaimen kanssa?

Jos käyttäjän puhelin ei ole matkapuhelinverkossa, tulee käyttäjän kirjautua normaalisti ja klikata painiketta Laitteeni on offline-tilassa. Tämän jälkeen kirjautuminen vahvistetaan Procountor Avain-sovelluksesta saatavalla offline-koodilla.

Jos käyttäjän laite, jonne Procountor Avain on kadonnut, voi käyttäjä syöttää näkymälle kirjautumistietonsa. Tällöin sovellus poistetaan kaikista laitteista kyseiseltä käyttäjätunnukselta, jolla se on ladattu. Tämän jälkeen sovellus voidaan ottaa käyttöön toisessa laitteessa.

Maksuliikenne


3. Miten saa maksuliikenneyhteydet käyttöön ja mikä on liiketunnus?

  • Pankki ja tilinumero on tallennettava ennen pankkiyhteysvaltuutuksen toimittamista pankkiin. Täytä siis ensimmäiseksi tilitiedot kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet. Tämän jälkeen toimita pankkiyhteysvaltuutus pankkiisi.
  • Aloitusohje pääkäyttäjälle
  • Liiketunnus löytyy pankin kanssa tehdystä sopimuksesta, yleensä se on y-tunnus 9-merkkisenä etunollineen ja ilman tarkistenumeron väliviivaa. Etunollia ei poisteta liiketunnuksesta, paitsi jos liiketunnus on yli 9 merkkiä pitkä. Liiketunnuksen maksimipituus on 10 merkkiä.
  • Pankkiyhteysvaltuutukset
  • Pankkiyhteysvaltuutuksen täyttäminen

4. Ovatko maksut lähteneet jo pankkiin?

  • Odottaa siirtoa pankkiin -tilassa oleva tosite odottaa seuraavaa maksuajoa (kotimaan maksuajot klo 5, 13 ja 16). Siirretty pankkiin -tilassa olevan tositteen aineisto on puolestaan siirtynyt jo pankkiin ja tällöin, jos maksu halutaan peruuttaa, täytyy ensin ottaa yhteys pankkiin. Tämän jälkeen maksumerkintä poistetaan ohjelmasta tositteen Maksaminen-sivun Poista maksutapahtuma -painikkeella.
  • Maksamisen peruutus
  • Maksuaikataulut

5. Miksi maksut eivät ole lähteneet?

  • Pankki voi hylätä maksatuksen esimerkiksi virheellisen vastaanottajan tilinumeron tai riittämättömän katteen vuoksi, jolloin maksamista ei tapahdu, vaan lasku jää tilaan Siirretty pankkiin. Kohdassa Maksuliikenne > Tiliotteet ja viitemaksut kannattaa tarkistaa, näkyykö suoritusta tiliotteella.
  • Laskun maksupäivä on päivä, jolloin maksuaineisto siirretään pankkiin. Jos laskun maksupäivä on tulevaisuudessa, pysyy lasku Odottaa siirtoa pankkiin -tilassa, kunnes maksutieto maksupäivän aamuyöstä kello 5 siirretään pankkiin. Jos laskun maksupäivä on kuluva päivä, siirretään maksutieto pankkiin joko kello 13 tai kello 16 riippuen siitä, mihin aikaan lasku on laitettu maksuun. Jos maksaminen on tehty kello 16 siirtoajon jälkeen, siirretään maksutieto pankkiin seuraavan päivän aamuyöstä. Jos maksupäivä on kaukana tulevaisuudessa, huomauttaa järjestelmä maksamisen yhteydessä siitä, mutta laskun voi laittaa maksuun. Jos maksupäivä on menneisyydessä, siirretään aineisto pankkiin seuraavassa siirtoajossa. Pikamaksu ja Palkat siirretään pankkiin maksajan tilin veloituspäivänä.
  • Maksamisen peruutus
  • Maksuaikataulut
  • Maksuunpanon peruutus

Tiliotteet ja viitemaksut


6. Miksi tiliotteita ei näy ohjelmassa?

  • Jos tiliotteita ei ole tullut, syy voi olla siinä, ettei sopimusta tiliotteista ole tehty pankin kanssa tai sopimus tiliotteista on viikoittain tai kuukausittain. Voi myös olla, ettei ole ollut tiliotetapahtumia, jolloin emme lue tyhjiä tiliotteita (ilman tapahtumia) ohjelmaan. Suosittelemme tällöin ottamaan yhteyttä pankkiin asian selvittämiseksi. Voit myös laittaa jonkin laskun maksuun ohjelman kautta ja testata siten yhteyden toimivuutta.
  • Noudamme edellisen pankkipäivän tiliotteet pankeista joka arkiaamu.
  • Tiliotteet ja viitemaksut

7. Miksi viitemaksut eivät ole kohdistuneet myyntilaskuille?

  • Jos suoritus ei ole kohdistunut laskulle, voi syy olla siinä, ettei maksettaessa ole käytetty viitettä, tai viitenumero on ollut virheellinen. Tilanne voidaan korjata Viitemaksut-näkymällä siten, että kirjoitetaan viitenumero Oikea viite-kenttään (10. sarake) ja painetaan Hyväksy-painiketta. Kun lasku on kohdistettu oikeaan myyntilaskuun, muuttuu laskun tilaksi Maksettu, eikä kohdistusta voi enää sen jälkeen muuttaa.
  • Jos suoritus on tullut oikealla viitteellä, mutta se ei siltikään ole kohdistunut laskulle, on syy todennäköisesti siinä että lasku on ollut Kesken-tilassa. Tällainen lasku ei ole vielä liiketapahtuma, eikä avoin lasku ja viitesuorituksia kohdistetaan ainoastaan avoimiin laskuihin.
  • Viitemaksujen kohdistus

Selaimen ja Javan asetukset


8. Miksi laskut eivät aukea ruudulle?

  • Jos Internet Exploreria käytettäessä on ongelmia saada Excel-, zip- tai pdf-tiedostoja auki koneella, tarkistathan Tiedostojen lataus ja Sallittujen sivujen tallennus -asetukset kuntoon.
  • Internet Explorer
  • Selaimet ja Java

9. Mistä johtuu, että sisäänkirjautuminen ei onnistu, vaan saan ilmoituksen "Inactive plug-in"/"Liitännäinen ei käytössä" tms.?

  • Jos käytössä on Mac, niin kyse voi olla siitä, että Applen uusin Java-päivitys on kytkenyt appletit pois päältä. Ne täytyy tällöin käydä manuaalisesti laittamassa takaisin toimintaan. Tämä onnistuu siten, että klikataan pientä nuolta "Inactive plug-in"-tekstin perässä ja painetaan tämän jälkeen aukeavassa ruudussa "Enable"-painiketta. Tämän jälkeen selain tulisi vielä käynnistää uudelleen.
  • Jos on käytössä Mac OS X Lion-käyttöjärjestelmä ja saat "Missing plug-in"-ilmoituksen, katso toimintaohjeet täältä: Mac OS X Lion

10. Yrittäessäni kirjautua ohjelmaan, tunnusten syötön jälkeen avautuu vain harmaa ruutu. Mikä neuvoksi? (vanha versio)

Laskut ja niiden virheet


11. Miten saa hyväksytyn ostolaskun tilaan Kesken?

  • Jos ostolaskua on hyväksymisen jälkeen vielä tarve muokata tai mitätöidä, saadaan ostolasku tilasta Hyväksytty tilaan Kesken siten, että siirrytään Tositteiden haun Tarkastaminen-painikkeesta ostolaskun Tarkastaminen-näkymälle ja painetaan Poikkeus > Palauta kesken. Jos Palauta kesken -painike ei ole näkymällä aktiivinen, on tosite suljetulla kaudella tai seurantajaksolla, jolloin kausi tai jakso pitää ensin avata kohdasta Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tilikaudet.
  • Tositteiden tilat

12. Lähetin vahingossa myyntilaskun, jossa huomasin lähetyksen jälkeen olevan virheitä. Miten toimin?

  • Laskun lähetystä ei voi enää mitenkään perua, jos laskun tila on Lähetetty. Myyntilasku -näkymän Muokkaa -painikkeen takaa löytyy Laadi hyvityslasku tai Siirry -painikkeen takaa Erikoistilanteista löytyy Laadi hyvityslasku -valinta, joka käynnistää Hyvityslasku -toiminnon. Laadi hyvityslasku löytyy myös Muokkaa -painikkeen takaa.
  • Myyntilaskun hyvityslasku
  • Kun tehdään hyvityslasku ostolaskulle, luodaan miinusmerkkinen ostolasku (hyvityslasku) hyvitystä vastaavalla summalla kopioimalla alkuperäinen lasku. Tämän jälkeen merkataan hyvityslasku Maksettu muualla -tilaan sille päivälle, kun suoritus on saatu tilille.

13. Asiakas ilmoittaa, että laskun viivakoodia ei tunnisteta. Miten pitäisi toimia?

  • Procountor muodostaa viivakoodin versiolla 2 tai 4 riippuen siitä, onko tilinumero IBAN-muodossa vai ei. Kun tilinumero on IBAN-muodossa, muodostetaan viivakoodi version 4 mukaisesti. Jos asiakas ilmoittaa, ettei laskun viivakoodi toimi, tulisi tarkistaa, osaako laskun vastaanottajan ohjelmisto käsitellä versiolla 4 tehtyä viivakoodia.
    Viivakoodi

Henkilökuntarooli


14. Miksi henkilökuntaroolilainen ei pääse laatimaan itselleen matka- ja kululaskua?

  • Jos pääkäyttäjä ei ole perustanut henkilökuntaroolilaista Henkilörekisteriin, ei henkilökuntaroolilainen pääse laatimaan matka- tai kululaskua. Pääkäyttäjän kannattaa varmistaa, että henkilö on perustettu rekisteriin ja että perustaminen on tehty henkilökuntaroolilaisen oikealla henkilötunnuksella.
  • Jos henkilökuntaroolilainen yrittää luoda laskua Uusi matka- tai kululasku kohdasta ilman, että hän on syöttänyt henkilötunnustaan Omat tiedot ja asetukset kohtaan, saa hän virheilmoituksen, jossa pyydetään täydentämään henkilötunnus Omiin tietoihin ja asetuksiin. Tilanne korjaantuu, kun käydään syöttämässä henkilötunnus.
  • Jos tämänkin jälkeen ohjelma herjaa, kannattaa kääntyä pääkäyttäjän puoleen. Pääkäyttäjän pitäisi selvittää, onko uusi henkilö perustettu samalla henkilötunnuksella Henkilörekisteriin, kuin mitä henkilökuntaroolilainen on syöttänyt Omat tiedot ja asetukset -kohtaan.

Palkanlaskenta


15. Uudelle työntekijälle määriteltiin Palkansaajien tiedoissa verokortiksi A. Miksi palkkalaskelmalla ennakonpidätysprosentti ei ole sama kuin verokortissa, kun käytetään verokorttityyppiä A?

  • Kun palkansaajan verokortilla on valittu A-vaihtoehto, eli palkkakauden tulorajaan perustuva ennakonpidätys, valitaan Procountorissa verokorttityypiksi A. Kun verokortin tyyppinä on A, jakaa ohjelma vuositulorajan palkkakauden mukaan.
  • Esimerkiksi jos palkanmaksukausi on kuukausi, jaetaan vuosituloraja 12:lla. Mikäli palkkalaskelmalla ennakonpidätyksen alainen ylittää kuukausirajan esimerkiksi 8500/12, ohjelma laskee ylimenevän osuuden lisäprosentilla.
  • Verokortit
  • Palkkalajit

16. Kuinka syötetään muutosverokortti (B) loppuvuodelle, kun verokortissa ei ole mainittuna vuositulorajaa?

  • B-verokortin laskentatavassa käytetään Vuosituloraja-kenttää kohdassa Palkanlaskenta > Palkansaajien tiedot > Näytä palkkatiedot. Kun B-verokortin omaava henkilö saa muutosverokortin, merkitään rasti kohtaan Muutosverokortti ja annetaan muutosverokortille päivämäärä Verokortin päivämäärä -kenttään. Kun nämä tiedot on täydennetty, laskee ohjelma tulorajan alkamaan muutosverokortin päivämäärästä lähtien.
  • Esimerkiksi palkansaaja on saanut muutosverokortin, jossa on tuloraja 10 000 euroa ajalle 1.11. - 31.12.2011. Tällöin ohjelma ei huomioi ennen 1.11. maksettuja palkkoja tulorajassa (Verokortin päivämäärä, rasti Muutosverokortista ja laskentatapa on B).
  • Verokortit

Täsmäyttäminen


17. Tulos ja tase erottaa, miten toimitaan?

  • Ensin kannattaa rajata, missä kuukaudessa erotus muodostuu. Tähän hyvä raportti on Raportointi > TäsmäytystyökalutKirjanpitotilien tarkistusraportti. Raportilta näkee nopeasti tuloslaskelman ja taseen saldon sekä mahdollisen erotuksen.
  • Kun erottava kuukausi on rajattu, suosittelemme tarkistamaan, johtuuko erotus arvonlisäverosta. Tämän voi todeta esimerkiksi ALV-laskelmalla Hae muokatut tositteet -painikkeen kautta.
  • Mikäli summat ovat muuttuneet, tarkoittaa se sitä, että ALV-laskelman teon jälkeen on tehty muutoksia arvonlisäveromerkintöihin ja erotus johtuu siitä. Tämä korjataan muodostamalla kuukaudelle uusi ALV-laskelma, joka ottaa mukaan muutokset.
  • ALV-laskelma
  • Täsmäytysohje

Sivun alkuun