4.15 Tositteiden tilat

Procountorissa laskujen ja muiden tositteiden tiloilla on suuri merkitys. Ne vaikuttavat siihen, miten tositteita pääsee muokkaamaan ja miten ne tulevat raporteille sekä kausiveroilmoitukselle. Tilaa voidaan käyttää hakuehtona monilla näkymillä, esimerkiksi Tositteiden haussa.

Myyntilaskun tilat

Myyntilaskun elinkaari

Tilat aikajärjestyksessä

  • Tallentamaton
  • Kesken (voidaan mitätöidä)
  • Lähettämätön (Voidaan mitätöidä. Kun laskukanavaksi on merkitty "Ei lähetetä", käytetään tilaa Hyväksytty)
  • Mitätöity
  • Lähetetty (ei voida mitätöidä)
  • Osittain maksettu (ei voida mitätöidä)
  • Maksettu tai Maksettu muualla (ei voida mitätöidä)

Tilojen kuvaukset

Tallentamaton
Tosite on niin kauan tallentamaton, kunnes se ensimmäisen kerran tallennetaan.

Kesken
Keskeneräistä myyntilaskua voidaan täydentää ja muuttaa. Lasku voidaan myös mitätöidä. Keskeneräiseen myyntilaskuun ei voida kohdistaa suorituksia, eikä sitä voida lähettää. Keskeneräistä laskua ei oteta mukaan kirjanpitolain mukaiseen raportointiin eikä arvonlisäveroilmoitukseen. Se huomioidaan raportoinnissa, johon valitaan kaikki tapahtumat (myös ei-liiketapahtumat).

Lähettämätön (Hyväksytty, kun laskukanava Ei lähetetä)
Myyntilasku menee tilaan Hyväksytty, jos sen laskukanava on Ei lähetetä ja lasku hyväksytään. Laskun voi palauttaa tilaan Kesken Lasku- tai Erikoistilanteet-näkymällä painamalla Muokkaa > Palauta kesken. Lasku huomioidaan kirjanpitolain ja verolain mukaiseen raportointiin, eli se vaikuttaa tulokseen sekä arvonlisäverotukseen.

Lähetetty
Lähetettyä laskua ei voida enää muuttaa, eikä sitä voida mitätöidä. Laskun kirjapito- ja dimensiointisivuja voidaan ylläpitää, eli sen tiliöintejä voidaan muuttaa ja sille voidaan tehdä dimensiointeja.

Osittain maksettu
Laskuun tullut osasuoritus on päivitetty automaattisesti pankista vastaanotetun konekielisen viitemaksuluettelon avulla. Kun lasku on maksettu kokonaan, sen tila muuttuu Maksettu-tilaksi.

Maksettu
Laskuun tullut suoritus on päivitetty automaattisesti pankista vastaanotetun sähköisen viitemaksuluettelon avulla.

Maksettu muualla
Lasku on merkitty maksetuksi käyttäjän toimesta Erikoistilanteiden tai Tiliotekohdistuksen kautta. Merkintä tehdään, kun lasku on maksettu ilman viitettä tiliotteella, maksukortilla tai käteisellä rahalla. Tilaa käytetään myös kuitattaessa veloitus- ja hyvityslasku maksetuiksi tai kuitattaessa lasku maksetuksi ostolaskua vastaan tai kirjattaessa se luottotappioksi. Jos myyntireskontra hoidetaan Procountorin ulkopuolella, on laskut myös merkittävä maksetuiksi muualla. Maksettu muualla -merkinnän voi poistaa Erikoistilanteiden kautta.

Mitätöity
Lasku on tehty virheellisesti, minkä johdosta se on merkitty mitätöidyksi. Laskulla ei ole kirjanpitomerkintää. Lasku voidaan nähdä ohjelmassa ja siitä voidaan tehdä kopioimalla uusi lasku. Mitätöity lasku otetaan mukaan tositteiden haussa ja raportoinneissa vain, jos käyttäjä haluaa nähdä mitätöidyt laskut.


Osto-, matka- ja kululaskun tilat

Ostolaskun elinkaari

Tilat aikajärjestyksessä

  • Tallentamaton
  • Vastaanotettu
  • Kesken
  • Asiatarkastettu (voidaan mitätöidä, ei huomioida kirjanpitolain mukaisessa raportoinnissa eikä arvonlisäverotuksessa, voidaan palauttaa tilaan Kesken)
  • Maksukiellossa (voidaan mitätöidä, asiatarkastaa, hyväksyä tai palauttaa tilaan Hyväksytty, huomioidaan kirjanpitolain mukaisessa raportoinnissa ja arvonlisäverotuksessa)
  • Mitätöity (tilaa ei voida muuttaa)
  • Hyväksytty (ei voida mitätöidä, huomioidaan kirjanpitolain mukaisessa raportoinnissa ja arvonlisäverotuksessa, voidaan palauttaa tilaan Kesken)
  • Odottaa siirtoa pankkiin (voidaan palauttaa tilaan Hyväksytty)
  • Siirretty pankkiin (voidaan palauttaa tilaan Hyväksytty)
  • Osittain maksettu (voidaan palauttaa tilaan Hyväksytty, jos käytetty Maksettu muualla -toimintoa)
  • Maksettu (tilaa ei voida muuttaa) tai Maksettu muualla (voidaan palauttaa tilaan Hyväksytty)

Tilojen kuvaukset

Tallentamaton
Tosite on niin kauan tallentamaton, kunnes se ensimmäisen kerran tallennetaan.

Vastaanotettu
Ostolasku on saapunut ohjelmaan verkkolaskuna tai skannauspalvelusta. Kun matka- tai kululaskulla on valittu Merkitse valmiiksi, muuttuu laskun tilaksi Vastaanotettu. Kun painetaan painiketta Merkitse valmiiksi, avautuu ikkuna Vahvista kiertoon lähettäminen, jossa voidaan valita, lähetetäänkö lasku eteenpäin kiertoon vai ei (vaihtoehdot Kyllä tai Peruuta). Vastaanotettu-tila vastaa itse laaditun laskun tilaa Kesken. Lasku on erikseen hyväksyttävä (Tositteiden haun -painikkeesta Tarkastaminen) tai siirrettävä suoraan maksuun, kuten muutkin ostolaskut. Vastaanotettu-tilassa olevaa laskua ei oteta mukaan kirjanpitolain mukaiseen raportointiin, eikä arvonlisäveroilmoitukseen. Se huomioidaan raportoinnissa, johon valitaan kaikki tapahtumat.

Kesken
Keskeneräistä ostolaskua voidaan täydentää ja muuttaa. Lasku voidaan myös mitätöidä. Muokattaessa ostolaskua, sille mahdollisesti tehdyt muutokset kirjanpitomerkintöihin poistetaan ja ne tehdään oletusten perusteellla uudestaan. Keskeneräistä laskua ei oteta mukaan kirjanpitolain mukaiseen raportointiin eikä arvonlisäveroilmoitukseen. Se huomioidaan raportoinnissa, johon valitaan kaikki tapahtumat.

Asiatarkastettu
Yrityksessä voidaan sopia, että laskut on asiatarkastettava ennen niiden hyväksymistä ja maksamista. Pienissä yrityksissä tämä toiminto on usein tarpeeton. Asiatarkastettu lasku rinnastetaan keskeneräiseen laskuun, eikä sitä oteta mukaan kirjanpitolain mukaiseen raportointiin eikä arvonlisäveroilmoitukseen. Se huomioidaan raportoinnissa, johon valitaan kaikki tapahtumat sekä reskontrassa.

Maksukiellossa
Kun laskua ei reklamoinnin tai muun syyn takia ei toistaiseksi makseta, se voidaan merkitä maksukieltoon. Lasku otetaan kuitenkin huomioon kirjanpitolain mukaisessa raportoinnissa ja arvonlisäverotuksessa vähennyskelpoisena ostona. Kun maksukielto halutaan peruuttaa, tulee lasku palauttaa ensin takaisin tilaan Hyväksytty laskun Tarkastaminen-näkymällä. Sen jälkeen palautetaan lasku tilaan Kesken esimerkiksi laskun Lasku -näkymällä painikkeen Muokkaa > Palauta kesken kautta. Jos lasku halutaan sen jälkeen vielä mitätöidä, onnistuu se Poikkeus-painikkeen takaa valinnalla Mitätöi.

Mitätöity
Lasku on tehty virheellisesti, minkä johdosta se on merkitty mitätöidyksi. Laskulla ei ole kirjanpitomerkintää. Lasku voidaan nähdä ohjelmassa, ja siitä voidaan tehdä kopioimalla uusi lasku. Se otetaan mukaan tositteiden haussa ja raportoinneissa vain, jos käyttäjä haluaa nähdä mitätöidyt laskut.

Hyväksytty
Yrityksessä voidaan sopia, että laskut on hyväksyttävä ennen niiden maksamista. Pienissä yrityksissä tämä toiminto on usein tarpeeton ja laskut voidaan merkitä heti maksuun. Hyväksytty-tilaa voidaan kuitenkin käyttää silloin, kun rahaa maksatusta varten ei tilapäisesti ole, mutta lasku on kuitenkin huomioitava raportoinnissa ja arvonlisäverotuksessa vähennyskelpoisena ostona. Jos ostolaskua on hyväksymisen jälkeen vielä tarve muokata tai mitätöidä, saadaan ostolasku tilasta Hyväksytty tilaan Kesken ohjelman kohdasta Tositteiden haku painikkeesta Tarkastaminen.

Maksettu
Pankin tekemä laskun maksu on päivitetty automaattisesti pankista vastaanotetun konekielisen tiliotteen avulla.

Maksettu muualla
Lasku on merkitty maksetuksi käyttäjän toimesta. Merkintä tehdään, kun lasku on maksettu Procountor-maksatuksen ulkopuolella esimerkiksi pankin muulla maksuliikennepalvelulla, maksukortilla tai käteisellä rahalla. Tilaa käytetään myös kuitattaessa veloitus- ja hyvityslasku maksetuiksi tai kuitattaessa lasku maksetuksi myyntilaskua vastaan. Maksettu muualla -merkintää käytetään myös silloin, kun lasku merkitään kirjanpitoon kuulumattomaksi sen jälkeen, kun laskua ei enää voi mitätöidä. Tällöin kirjanpitotilit on muutettava siten, ettei laskulla ole kirjanpitovaikutusta.

Odottaa siirtoa pankkiin
Maksatusoikeudellinen henkilö voi siirtää laskun automaattisesti maksettavaksi eräpäivänä tai muuttaa samalla maksupäivää. Maksaminen voidaan tehdä laskuille, joiden tila on Kesken, Vastaanotettu, Asiatarkastettu, Hyväksytty tai Osittain maksettu sen mukaan, miten yrityksen laskujen kierrätys on toteutettu. Tosite odottaa siirtoa pankkiin, kunnes maksupäivän pankkiajo on.

Siirretty pankkiin
Maksussa oleva lasku on automaattisesti siirretty pankkiin maksettavaksi laskun maksupäivänä. Tila muutetaan maksetuksi automaattisesti sen jälkeen, kun maksettu lasku on tiliotteella. Jos maksatuksessa on pankissa havaittu virhe (esim. tilillä ei ole rahaa maksua varten) tai tehty muutos (esim. vastaanottajan tili on pankissa muutettu), tilaa ei muuteta, eli lasku jää tilaan Siirretty pankkiin. Jos asku halutaan laittaa uudestaan maksuun, on se palautettava aiempaan tilaan Hyväksytty. Käyttäjän on tarkistettava visuaalisesti tiliotteelta maksun tapahtuminen. Jos maksu todella on tehty, voidaan sivulla Maksujen kohdistus muuttaa laskun tila Maksettu-tilaksi.

Katso täältä tarkemmin, miten toimitaan, kun Odottaa siirtoa pankkiin tai Siirretty pankkiin-tila halutaan peruttaa.

Osittain maksettu
Ostolaskusta on maksettu vain osa ja osasuoritus on päivitetty automaattisesti pankista vastaanotetun konekielisen tiliotteen avulla. Kun lasku on maksettu kokonaan, sen tila muuttuu Maksettu-tilaksi.

 

Palkkalaskelman tilat



Palkan tilat

Tilat aikajärjestyksessä

  • Kesken
  • Hyväksytty (voidaan palauttaa tilaan Kesken)
  • Lähetetty (voidaan palauttaa tilaan Kesken)
  • Odottaa siirtoa pankkiin
  • Siirretty pankkiin
  • Osittain maksettu
  • Maksettu tai Maksettu muualla

Tilojen kuvaukset

Kesken
Keskeneräistä palkkaa voidaan täydentää ja muuttaa. Palkka voidaan myös poistaa. Keskeneräisellä palkalla ei ole kirjanpitosivua. Keskeneräistä palkkaa ei oteta mukaan raportointiin eikä ilmoituksille.

Hyväksytty
Hyväksyttyä palkkaa ei voi muokata tai poistaa. Se voidaan palauttaa tilaan Kesken. Palkalle muodostetaan kirjanpito kun se hyväksytään. Hyväksytyt palkat tulevat kirjanpitoraporteille, mutta eivät palkkaraporteille tai ilmoituksille.

Lähetetty
Palkkalaskelma on lähetetty palkansaajalle. Lähetettyä palkkaa ei voi muokata tai poistaa. Se voidaan palauttaa tilaan Kesken. Lähetetyt palkat tulevat kirjanpitoraporteille, mutta eivät palkkaraporteille tai ilmoituksille.

Odottaa siirtoa pankkiin
Maksatusoikeudellinen henkilö voi siirtää palkan automaattisesti maksettavaksi eräpäivänä tai muuttaa laskun maksupäivää. Maksaminen voidaan tehdä palkoille, joiden tila on Hyväksytty tai Lähetetty. Palkkojen maksamisessa suositellaan käytettäväksi Toistuvaissuoritusta. Odottaa siirtoa pankkiin -tilassa olevat palkat tulevat kausiveroilmoituksen TAS-tietoihin, kun palkkapäivä on kyseisellä kuulla.

Siirretty pankkiin
Maksussa oleva palkka on automaattisesti siirretty pankkiin maksettavaksi laskun maksupäivänä. Tila muutetaan maksetuksi automaattisesti sen jälkeen, kun maksettu palkka on tiliotteella. Mikäli maksatuksessa on pankissa havaittu virhe (esim. tilillä ei ole rahaa maksua varten) tai tehty muutos (esim. vastaanottajan tili on pankissa muutettu), tilaa ei muuteta, vaan se jää tilaan Siirretty pankkiin. Käyttäjän on tarkistettava visuaalisesti tiliotteelta maksun tapahtuminen. Jos maksu todella on tehty, voidaan sivulla Maksujen kohdistus muuttaa palkan tila Maksettu-tilaksi. Siirretty pankkiin -tilassa olevat palkat tulevat kausiveroilmoituksen TAS-tietoihin.

Katso täältä tarkemmin, miten toimitaan, kun Odottaa siirtoa pankkiin tai Siirretty pankkiin -tila halutaan peruttaa.

Osittain maksettu
Palkasta on maksettu vain osa ja osasuoritus on päivitetty automaattisesti pankista vastaanotetun konekielisen tiliotteen avulla. Kun palkka on maksettu kokonaan, sen tila muuttuu Maksettu-tilaksi.

Maksettu
Pankin tililtä veloittama palkan maksu on päivitetty automaattisesti pankista vastaanotetun konekielisen tiliotteen avulla. Maksettu-tilassa olevat palkat tulevat mukaan palkkaraporteille ja ilmoituksille sekä uuden palkkalaskelman kumulatiivisiin summiin.

Maksettu muualla
Palkka on merkitty maksetuksi käyttäjän toimesta. Maksettu muualla -tilassa olevat palkat tulevat mukaan palkkaraporteille ja ilmoituksille sekä uuden palkkalaskelman kumulatiivisiin summiin.


Muistiotositteen tilat


Tilat aikajärjestyksessä

  • Tallentamaton
  • Kesken
  • Mitätöity
  • Hyväksytty (ei voida mitätöidä, huomioidaan kirjanpitolain mukaisessa raportoinnissa ja arvonlisäverotuksessa)

Tilojen kuvaukset

Tallentamaton
Tosite on niin kauan tallentamaton, kunnes se ensimmäisen kerran tallennetaan.

Kesken
Keskeneräistä muistiota voidaan täydentää ja muuttaa. Muistio voidaan myös mitätöidä. Muokattaessa muistiota, sille mahdollisesti tehdyt muutokset kirjanpitomerkintöihin poistetaan, ja ne on tehtävä uudestaan. Keskeneräistä muistiota ei oteta mukaan kirjanpitolain mukaiseen raportointiin eikä arvonlisäveroilmoitukseen. Se huomioidaan raportoinnissa, johon valitaan kaikki tapahtumat.

Mitätöity
Muistio on tehty virheellisesti, minkä johdosta se on merkitty mitätöidyksi. Muistiolla ei ole kirjanpitomerkintää. Mitätöity muistio otetaan mukaan tositteiden haussa ja raportoinneissa vain, mikäli käyttäjä haluaa erikseen nähdä mitätöidyt tapahtumat.

Hyväksytty
Muistiot on erikseen hyväksyttävä. Kun muistiolla painetaan Hyväksy-painiketta, se muuttuu hyväksytyksi. Hyväksyttyä muistiota ei voida mitätöidä, ja se huomioidaan kirjanpitolain mukaisessa raportoinnissa ja arvonlisäverotuksessa. Hyväksytyn muistion tiliöintejä voi muuttaa.


Myyntitilauksen (ja tarjouksen) tilat


Tilaukset eivät ole liiketapahtumia eivätkä missään tositteen tilassa tule mukaan esimerkiksi alv-laskelmille.

Tilat aikajärjestyksessä

  • Tallentamaton
  • Kesken
  • Lähettämätön (jos laskukanavaksi on merkitty "Ei lähetetä", käytetään tilaa Hyväksytty)
  • Lähetetty
  • Mitätöity
  • Laskutettu (kopioitu myyntilaskuksi)

Tilojen kuvaukset

Tallentamaton
Tosite on niin kauan tallentamaton, kunnes se ensimmäisen kerran tallennetaan.

Kesken
Keskeneräistä myyntitilausta voidaan täydentää ja muuttaa. Myyntitilaus voidaan myös mitätöidä sekä muuttaa tai kopioida laskuksi. Keskeneräistä myyntitilausta ei voida lähettää.

Lähettämätön (Hyväksytty, jos kanava Ei lähetetä)
Lähettämätöntä myyntitilausta voidaan täydentää ja muuttaa, se voidaan mitätöidä sekä se voidaan muuttaa tai kopioida laskuksi. Lähettämätön myyntitilaus voidaan lähettää. Hyväksyttyä tilausta, jonka laskukanava on Ei lähetetä ei voi palauttaa Kesken.

Lähetetty
Lähetettyä myyntitilausta voidaan täydentää ja muuttaa. Myyntitilaus voidaan myös mitätöidä sekä muuttaa tai kopioida laskuksi. Lähetettyä myyntitilausta ei voida lähettää uudestaan.

Mitätöity
Myyntitilaus on tehty virheellisesti tai se ei ole johtanut kauppoihin, minkä johdosta se on merkitty mitätöidyksi. Mitätöidyllä myyntitilauksella ei ole kirjanpitomerkintää. Myyntitilaus voidaan nähdä ohjelmassa, ja siitä voidaan tehdä kopioimalla uusi myyntitilaus tai lasku. Se otetaan mukaan tositteiden haussa ja raportoinneissa vain, jos käyttäjä haluaa nähdä mitätöidyt tapahtumat.

Laskutettu
Myyntitilaus on kopioitu laskuksi. Sillä ei ole kirjanpitoa eikä sitä voida muokata.


Ostotilauksen tilat


Tilaukset eivät ole liiketapahtumia eivätkä missään tositteen tilassa tule mukaan esimerkiksi alv-laskelmille.

Tilat aikajärjestyksessä

  • Tallentamaton
  • Kesken
  • Lähettämätön (jos laskukanavaksi on merkitty "Ei lähetetä", käytetään tilaa Hyväksytty)
  • Lähetetty (ei voida palauttaa tilaan Kesken)
  • Mitätöity
  • Laskutettu (kopioitu ostolaskuksi)

Tilojen kuvakset

Tallentamaton
Tosite on niin kauan tallentamaton, kunnes se ensimmäisen kerran tallennetaan.
Kesken
Keskeneräistä ostotilausta voidaan täydentää ja muuttaa. Ostotilaus voidaan myös mitätöidä sekä muuttaa tai kopioida laskuksi. Keskeneräistä ostotilausta ei voida lähettää.
Lähettämätön (Hyväksytty, jos kanava Ei lähetetä)
Lähettämätön ostotilausta voidaan muuttaa laskuksi. Lähettämätön ostotilaus voidaan lähettää. Hyväksyttyä tilausta, jonka laskukanava on Ei lähetetä ei voi palauttaa Kesken.
Lähetetty
Lähetetty ostotilaus voidaan muuttaa laskuksi. Lähetetty ostotilaus voidaan lähettää uudestaan.
Mitätöity
Ostotilaus on tehty virheellisesti, minkä johdosta se on merkitty mitätöidyksi. Mitätöidyllä ostotilauksella ei ole kirjanpitomerkintää. Ostotilaus voidaan nähdä ohjelmassa, ja siitä voidaan tehdä kopioimalla uusi ostotilaus tai lasku. Se otetaan mukaan tositteiden haussa ja raportoinneissa vain, jos käyttäjä haluaa nähdä mitätöidyt tapahtumat.
Laskutettu
Ostotilaus on kopioitu laskuksi. Sillä ei ole kirjanpitoa eikä sitä voi muokata.

Sivun alkuun