6.14 Ostolaskun tiedot

Tällä sivulla on kuvattu ostolaskulla käytettävissä olevat kentät ja painikkeet. Ostolaskun laadinta tapahtuu ohjelman kohdassa Ostot/Uusi ostolasku/Luo uusi lasku.

Katso tarkempi ohje, miten uusi ostolasku laaditaan ohjelmassa:

Laskun otsikkotason kentät

Sivun alkuun

Toimittajan osoite

Nimi-, tarkenne- ja katuosoitekenttiin mahtuu 80 merkkiä. Postinumerokenttään mahtuu 20 merkkiä. Postitoimipaikkakenttään mahtuu 40 merkkiä. Nimi on pakollinen tieto. Ulkomaanmaksuissa myös katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka ovat pakollisia.

Sivun alkuun

Ostajan toimitusosoite

Ostajan toimitusosoite on se, johon laskutetut tuotteet on toimitettu. Kenttien merkkimäärät ovat samat kuin Toimittajan osoite -kentissä.

Sivun alkuun

Laskutustiedot

Laskun päivä: Laskun päivän voi syöttää menneisyyteen tai tulevaisuuteen, mutta ei suljetulle kaudelle. Jos verkkolaskuna tai skannauspalvelun kautta saapuneen laskun päiväys on suljetulla kaudella, tulee laskun päiväykseksi seuraava avoin päivämäärä. Eräpäivä ei tällöin muutu.

Y-tunnus: Kenttään voidaan syöttää toimittajan y-tunnus.

Laskukanava: Ostolaskulla laskukanava on informatiivinen, eikö ole käytännön merkitystä. Laskukanavasta kuitenkin nähdään onko lasku tullut verkkolaskuna tai skannauspalvelun kautta. Sähköisenä tulleen laskun kuva löytyy liitetiedostosta.

Yhteyshenkilö: Tositteelle voidaan merkitä yhteyshenkilö. Tieto tulee tositteelle näkyviin. Yhteyshenkilön avulla voidaan Tositteiden haun kautta etsiä tositteita.

Laskunumero: Laskunumero muodostetaan automaattisesti, kun lasku tallennetaan. Ostolaskujen numerointi on juokseva.

ALV-tunnus: Kenttään mahtuu 40 merkkiä. ALV-tunnus näkyy toimittajalle lähetettävässä ostotilauksessa.

Tilausviite: Kenttään mahtuu 70 merkkiä. Tilausviite näkyy viestinä maksulla.

Tila: Kentän perusteella näkee, missä tilassa tosite on. Tiloja ovat esimerkiksi Kesken ja Hyväksytty. Ostolaskujen tilat löydät täältä.

Asiakasnumero: Kenttään voidaan syöttää toimittajalle asiakanumero, mikäli sellainen on. Yrityksen tietojen Käyttöasetuksista voidaan myös määritellä, että toimittajille luodaan automaattisesti asiakasnumero. Toimittajien automaattinumerointi -asetuksen ollessa päällä annetaan uudelle toimittajalle automaattisesti asiakasnumero, joka on yhtä isompi kuin suurin toimittajilla käytössä oleva asiakasnumero. Oletuksena automaattinumerointi ei ole käytössä.

Laskuttajan laskunumero: Kenttään voi syöttää toimittajan laskulle antama numero ja sillä voidaan hakea laskuja Tositteiden haun Laskunumero-hakuehdolla.

Sivun alkuun

Maksutiedot

Tilinumero: Maksun saajan pankkitilin syöttäminen on pakollista, jos laskun maksutavaksi on valittu Tilisiirto. Jos lasku on maksettu esim. käteisellä, voidaan pankkitili jättää pois, mutta silloin maksutavaksi on valittava Muu.

Eräpäivä: Jos maksuaikaan on enemmän kuin 98 vuorokautta voidaan Eräpäivä-kenttään syöttää oikea eräpäivä, ja maksuehdoksi tulee 99.

Viivästyskorko %: Kentään syötetään viivästyskorkoprosentti.

Viitenumero: Viitteen pituus voi olla 2-20 merkkiä. Viitenumerosta poistetaan automaattisesti tarpeettomat etunollat. Procountorin ostotositteilla (ostolasku, matka- ja kululasku) sallitaan kansainvälinen RF-viite. Jos ostolasku on maksettu käteisellä tai jotain muuta kautta, voidaan maksutavaksi valita Muu ja Viitenumero-kenttä jättää tyhjäksi. 

Maksuehto (pv / %): Ensimmäiseen kenttään syötetään vuorokausien lukumäärä ja jälkimmäiseen prosentti. Maksuehto voi olla 0-999 vuorokautta ja prosentti voidaan antaa väliltä 0-100. Tiedot tulostuvat laskulle.

Alennus-%: Tämä alennusprosentti koskee koko laskua. Jos laskuriveillä on käytetty muita alennusprosentteja, ne poistuvat, ja niiden tilalle päivittyy laskukohtainen alennusprosentti. Alennus voidaan antaa neljän desimaalin tarkkuudella väliltä 0-100 % ja se vaikuttaa laskun loppusummaan. Alennus-% näkyy laskuriveillä aina kahden desimaalin tarkkuudella.

Maksutapa: Yleisin vaihtoehto on Tilisiirto. Maksutavan ollessa Tilisiirto, ovat Viitenumero ja Pankkitili pakollisia tietoja. Jos laskulla ei ole viitenumeroa tai pankkitiliä, on maksutavaksi valittava Muu, jota käytetään myös kun lasku maksetaan muuten kuin Procountorin kautta (esim. verkkopankki, käteinen). Jos laskulla ei ole viitenumeroa ja tosite halutaan maksaa Tilisiirtona, voidaan maksutietojen täydentämisessä hyödyntää Lasku-näkymältä löytyvää Tilausviite-kenttää tai Maksaminen-näkymältä löytyvää Viesti-kenttää. 

Ulkomaanmaksuissa käytetään maksutapaa Ulkomaanmaksu, jolloin Toimittajan osoite, IBAN-tilinumero ja SWIFT-tunnus (eli BIC-koodi) ovat pakollisia tietoja.

Käteisalennus (pv / % /arvo): Ensimmäiseen kenttään syötetään vuorokausien lukumäärä, toiseen kenttään käteisalennus-% ja arvo määritellään viimeisessä kentässä. Alennusprosentti voidaan antaa vapaasti kahden desimaalin tarkkuudella väliltä 0-100 %. Käteisalennus ei vaikuta laskun loppusummaan.

Valuutta ja kurssi: Laskun valuutta valitaan alasvetovalikosta, jolloin kurssi tulee rekisteristä. Kurssiin voi myös syöttää haluamansa arvon.

Sivun alkuun

Hyväksymiskierron tiedot

Laskun asiatark.1-3: Jos ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä, tulee näihin kenttiin asiatarkastajien nimet. Asiatarkastajien sähköpostiosoitteet tulee olla syötettynä käyttäjän omiin tietoihin, jotta heille voidaan lähettää viesti käsittelyä odottavasta ostolaskusta.

Laskun hyväksyjä: Jos ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä, tulee tähän kenttään hyväksyjän nimi. Hyväksyjien sähköpostiosoitteet tulee olla syötettynä käyttäjän omiin tietoihin, jotta hänelle voidaan lähettää viesti käsittelyä odottavasta ostolaskusta.

Sivun alkuun

Lisätiedot

Toimituspäivät: Kentässä valitaan toimitukseen liittyvät päivät.

Toimitusehto: Kenttä on käytössä mikäli Yrityksen tietojen Käyttöasetukset-näkymällä on määritelty, että toimitusehtoja käytetään. Toimitusehto valitaan alasvetovalikosta

Lisätietoja: Kenttään syötettävän tekstin määrää ei ole rajoitettu. Laskujen sisäänluvun kautta voi tuoda enintään 500 merkkiä. Lisätiedot voi syöttää suoraan kenttään tai painaa kentän perässä olevaa kynäpainiketta, joka avaa ikkunan tietojen muokkausta varten. Tällöin voidaan käyttää myös rivinvaihtoja. Rivinvaihdot näkyvät kentässä \ -merkkinä.

Hintojen verollisuus, Yksikköhinnat sis. ALV: Tällä valinnalla määritellään, sisältääkö laskutettavien tuotteiden hinta arvonlisäveron vai ei.

Toimitustapa: Kentässä voi valita toimitustavoista Postitus, Verkossa, Kuriiripalvelu, Rahtikuljetus, VR Cargo, Linja-auto, Noudettava ja Muu.

Paikkakunta: Kenttään syötetään paikkakunta. Paikkakunta voi olla 40 merkkiä pitkä.

Ostajan muistiinpanot: Kenttään syötettävän tekstin määrää ei ole rajoitettu. Tähän voidaan kirjoittaa muistiinpanoja, joiden avulla voidaan hakea tositteita esimerkiksi tositteiden haussa. Muistiinpanot voi syöttää suoraan kenttään tai painaa kentän perässä olevaa kynäpainiketta, joka avaa ikkunan tietojen muokkausta varten. Tällöin voidaan käyttää myös rivinvaihtoja. Rivinvaihdot näkyvät kentässä \ -merkkinä.

Muistiinpanot näkyvät laskun kirjanpitosivulla, laskun asiatarkastus- ja hyväksyntäsivulla sekä maksamisessa. Kenttä näkyy myös Tositteiden haun hakutuloksessa, mutta sitä ei voida käyttää hakuehtona. Mikäli halutaan, että toimittajan laskunumero toimisi hakuehtona, voidaan käyttää Lisätietoja-kenttää. Tositteiden haussa hiiren oikeanpuolisesta näppäimestä aukevan valikon Muistiinpanot-valinta avaa ikkunan, jossa pääsee katsomaan ja muokkaamaan ostajan muistiinpanoja riippumatta laskun tilasta.

Kirjanpito riveittäin: Tällä valinnalla voidaan määritellä, että kirjanpito muodostetaan kirjanpitosivulle riveittäin, eikä yhteissummina. Valintaa kannattaa käyttää esim. silloin jos laskulla laskutetaan useita eri tuotteita, jotka halutaan kirjanpidossa kirjata eri tileille. Jos halutaan käyttää tuotteiden oletustiliöintejä tai -dimensiointeja, on kirjanpito muodostettava riveittäin.

Sivun alkuun

Rivitiedot

Tuote: Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun nimi. Kenttään mahtuu 80 merkkiä. Tuotetieto kopioituu laskun kirjanpitosivulle, mikäli laskulla valitaan Kirjanpito riveittäin.

Tuotekoodi: Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun koodi. Kenttään mahtuu 40 merkkiä.

Määrä: Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun määrä. Määrä voi olla 4 desimaalin tarkkuudella.

Yksikkö: Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun laskutusyksikkö.

Hinta: Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun yhden yksikön hinta.

Alennus-%: Kentässä näkyy rivikohtainen alennusprosentti. Alennus voidaan antaa neljän desimaalin tarkkuudella väliltä 0-100 % ja se vaikuttaa rivin Ilman ALV, ALV yht. ja Summa -kenttiin. Alennus-% näkyy laskuriveillä aina kahden desimaalin tarkkuudella.

ALV: Kentässä näkyy rivikohtainen ALV-prosentti.

Ilman ALV: Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun veroton hinta.

ALV yht.: Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun ALV-osuus.

Summa: Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun verollinen hinta.

Rivikommentti: Kenttään mahtuu 255 merkkiä. Mikäli lasku tiliöidään riveittäin näkyy Rivikommentti kirjapitosivulla.

Yhteensä X rivi: Laskurivien alla näytetään tuoterivien määrä sekä laskun yhteissummat kentille: Ilman ALV, ALV yht. ja Summa.

Sivun alkuun

Laskunäkymän painikkeet

Tallenna-painikkeella laskun tiedot tallennetaan, jolloin lasku jää tilaan Kesken ja sitä voi vielä muokata. Tallennuksen yhteydessä laskun tietojen oikeellisuus tarkistetaan. Jos muokkaa laskun kirjanpitoon vaikuttavia tietoja (tuotteita, summaa, määrää, alvia, yms.), luodaan laskun kirjanpito ja dimensiointi uudestaan oletusarvoilla. Tämän johdosta olisi hyvä tehdä lasku valmiiksi ennen kuin tehdään muutoksia sen kirjanpitoon tai dimensiointiin.

Tallennuksen jälkeen ostolaskun yläpalkissa näkyy laskun numero ja alapalkissa luonti- ja muokkausleimat.

Tallenna muutokset

Esikatselu-painike avaa laskun esikatselun uuteen ikkunaan valitussa muodossa. Valinnan alta löytyvät: PDF ja HTML.

Lähetä kiertoon -painikkeella Kesken tai Vastaanotettu -tilassa oleva lasku on valmiina lähetettäväksi kiertoon eli asiatarkastettavaksi, hyväksyttäväksi ja maksuunpantavaksi. Jos ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä, voidaan ostolaskulle määritellä maksimissaan Yrityksen tietojen Käyttöasetuksissa määritelty määrä asiatarkastajia ja hyväksyjiä. Lue lisää ostolaskujen hyväksymiskierrosta.

Muokkaa-painikkeen takaa löytyy useampi valinta.

  • Kopioi-valinnalla lasku kopioidaan. Ostolasku voidaan kopioida ostotilaukseksi ja vastaavasti myyntilasku voidaan kopioida myyntitilaukseksi. Jos tositelajia tai liikekumppania ei muuteta, syntyy laskunnumeroa, viitettä, laskunpäivää ja eräpäivää lukuun ottamatta identtinen lasku tilaan Kesken. Jos tositelajia tai liikekumppania muutetaan, tulevat rivitiedot alkuperäiseltä laskulta ja muut tiedot rekisteristä.
  • Palauta kesken -valinta palauttaa laskun tilaan Kesken.
  • Mitätöi-valinnalla pääsee muokattavissa olevia ostolaskuja mitätöimään. Mitätöidyillä laskuilla ei ole kirjanpitosivua, mutta niitä voidaan katsella ja niistä voidaan tehdä kopio.
  • Muokkaa muistiinpanoja -valinnalla voit muokata laskun muistiinpanoja. Paina Jatka-painiketta, jotta kirjattu muistiinpano tallentuu. Muistiinpano näkyy laskun muistiinpanokentän lisäksit Ostolaskujen haku -näkymän Muistiinpanoja-sarakkeessa.

Siirry-painikkeen takaa löytyy valinnat Kirjanpito (avaa laskun kirjanpitosivun), Dimensiot (joka avaa laskun dimensiosivun), Tarkastaminen, Tiliote (joka vie Tiliote-näkymälle), Maksaminen (avaa laskun Maksaminen -sivun) ja Toimittaja.

Edellinen-painike tuo näkyviin edellisen laskun hakutuloksissa.

Seuraava-painike tuo näkyviin seuraavan laskun hakutuloksissa.

Sulje-painike sulkee näkymän.

Sivun alkuun

Laskun liitteet ja laskun kuva

Laskun liitteitä ja kuvaa voi tarkastella laskunäkymän oikeaan reunaan avautuvan sivuvalikon kautta.

Liitteet-ikkunassa voidaan laskulle lisätä liitetiedostoja raahaamalla ne ikkunaan. Vaihtoehtoisesti voidaan liitteet lisätä Lisää tiedostoja -painikkeen kautta vaihtoehdoista Lisää tietokoneelta, Lisää dokumenteista ja Lisää kuiteista.

Liitteeksi käyvät kuva- (png, jpg), teksti- (txt) ja PDF- sekä Excel-tiedostot. Kuvia ja PDF-tiedostoja voidaan esikatsella, Exceliä ei. Liitteitä voidaan zoomata ja selata, jos liitteessä on useampia sivuja. Liitteen saa myös avattua ja ladattua omalle koneelle valitsemalla liiterivi aktiiviseksi ja painamalla Avaa-painiketta. Poista-painikkeesta liite voidaan poistaa. Laskulle lisättävien liitteiden maksimikoko on noin 10 Megatavua.

Ostotilauksilla on liitteen esikatseluikkunassa, kun liitteen rivi aktivoidaan, kuvan alla täpättävä vaihtoehto "Lähetä tositteen mukana". Liitetiedostot, jotka ovat muotoa gif, jpg, pdf tai txt voidaan lähettää.

 

Laskun kuva -ikkunasta voidaan tarkastella laskun kuvaa. Kuvaa voidaan suurentaa ja pienentää plus- ja miinuspaneilla. Laskun kuvaa voidaan tarkastella vain ruudun oikeassa reunassa.

Laskurivien painikkeet

Hae tuote: Avaa tuoterekisterisivun, josta voi poimia tuotteita laskuriveille.

Hae tuote koodin avulla: Toiminto avaa ikkunan, jossa voi hakea laskutettavat tuotteet tai palvelut laskuriville syöttämällä sen tuotekoodin. Lue lisää Tuotehausta täältä.

Lisää rivi: Tekee tyhjän laskurivin.

Kopioi rivi: Tekee valitusta laskurivistä halutun määrän kopioita.

Poista rivi: Poistaa valitun laskurivin.

Yhdistä rivit: Yhdistää Vastaanotettu-tilassa olevan laskun rivit arvonlisäverokannoittain.

Rivikommentti-painikkeen avulla rivikommenttiin voi tehdä rivinvaihtoja. Rivinvaihdon avulla laskurivit voidaan muotoilla helpommin luettavaan muotoon laskun Esikatselussa.

Kohdista rivi tuoterekisteriin: Avaa tuoterekisterisivun, josta voi poimia tuotteen, jolle rivi kohdistetaan. Ainoastaan tuoterekisteriin kohdistetut tuoterivit tulevat tuoteraporteille.

Sivun alkuun